FR::Gestion de l'agenda du centre dentaire
Gestion de l’agenda du centre dentaire
Cet article propose une méthode concrète pour organiser l’agenda d’un centre dentaire — qu’il soit en groupe, en omnipratique, en cabinet solo ou avec collaborateurs. L’objectif est double : (1) améliorer la qualité et le confort de travail ; (2) augmenter la productivité horaire sans dégrader l’expérience patient. Les principes clefs s’appuient notamment sur les recommandations popularisées par Robert Maccario : rendez-vous plus longs et regroupement des actes, respiration de l’agenda, intégration maîtrisée des urgences et limitation du nombre de patients par jour.[1]
Principes opérationnels
- 1. Allonger la durée des séances
- Planifier moins de patients par jour, mais avec des séances plus longues et préparées (plan thérapeutique défini en amont). Moins de transitions = moins de temps non productif (accueil, facturation, sté, re-concentration).
- 2. Regrouper les actes (« séquences »)
- Rassembler plusieurs actes lors d’un même rendez-vous, en évitant le surtraitement. Séquencer le plan de traitement en blocs cohérents et prévisibles (endo → reconstitution → empreinte, etc.).
- 3. Faire « respirer » l’agenda
- Garder des interstices pour absorber retards/annulations, reprendre son souffle et conserver la qualité relationnelle au fauteuil. « N’avoir jamais le temps » est un signal d’alerte, pas une preuve d’efficacité.
- 4. Intégrer les urgences sans désorganiser
- Définir des créneaux dédiés (internes/externes) et un protocole clair d’orientation si nécessaire (garde, confrères, structures). On ne refuse pas l’urgence, mais on structure son accueil.
- 5. Limiter le nombre de patients par jour
- Travailler sur la profondeur des rendez-vous, pas sur le volume brut. Cibler quelques patients (≈ 3 à 6/jour selon activité) avec des plages longues et utiles, cohérentes avec une productivité horaire cible.
- 6. Garder la liberté et la flexibilité — en contrôle et visibilité
- Ne donner qu’un rendez-vous patient à la fois vous garde une telle flexibilité, mais rajoute du travail organisationnel et de gestion de l’agenda chaque semaine.
Si votre système organisationnel (logiciels, capacité de planification) vous le permet, donner plusieurs rendez-vous permet un travail discipliné et une visibilité augmentée de votre activité et des performances du cabinet : de 2-3 semaines à 2-3 mois.
Modèles d’agenda selon le contexte
- Groupe / praticien spécialisé
- Organisation par plateaux techniques et par familles d’actes. Plages longues focalisées sur une typologie (chir/implanto/prothèse/endo), coordination assistante(s) et stérilisation en flux tendu.
Indicateurs : taux d’occupation des « blocs », temps moyen par séquence, % d’actes regroupés.
- Praticien omnipratique
- Agenda mixte structuré en demi-journées thématiques (ex : matinée conservatrice/endo, après-midi prothèse), avec fenêtres d’urgence pré-bloquées. Regrouper par quadrants/arcades quand c’est pertinent.
- Cabinet solo
- Miser sur la préparation (protocoles, ba-ca) pour réduire la charge cognitive. Prévoir des « tampons » courts entre patients pour absorber les aléas sans effet domino. Externaliser les appels (répondeur/secrétariat).
- Cabinet solo avec collaborateurs
- Clarifier les règles de priorisation (nouveaux patients, contrôles, travaux prothétiques) et les créneaux partagés (imagerie, salle de chir). Instaurer une « réunion flash » quotidienne d’alignement de planning.
- Approche globale
- Accepter majoritairement des patients partageant votre vision (prévention, plans complets). Maîtriser le flux entrants/sortants pour éviter la saturation progressive.
- Fragmentation (à éviter)
- Multiplier les rendez-vous courts augmente les pertes de temps invisibles (accueil, préparation, facturation, re-focus). À éviter hors cas justifiés (contraintes médicales/logistiques).
- Agenda type… ou pas ?
- Avoir un canevas hebdomadaire récurrent (thématiques, créneaux urgences, longues séquences) mais conserver de la souplesse pour s’adapter au mix d’actes et aux délais prothétiques.
Efficacité du temps
- Temps clinique net vs temps périphérique : viser un ratio élevé de temps au fauteuil sur le temps total (accueil, paperasse, sté, réassorts).
- Séquences standardisées : objectif = réduire la variabilité inutile (check-lists, kits dédiés).
- Mesure : suivre la productivité horaire (CA / heures cliniques), le % d’actes regroupés, le temps moyen par séquence et les « no-shows ».[2]
Contrôler les urgences
- Réserver des créneaux d’urgence (p. ex. 2×20 min matin/après-midi) et poser des critères d’éligibilité (douleur aiguë, infection, traumatisme).
- Décider d’un parcours d’orientation (garde/confrères) si la charge dépasse la capacité sans dégrader les soins planifiés.
- Prévoir un protocole express (diagnostic, soulagement, reprogrammation sur séquence longue).[1]
Créneaux pour le recrutement de nouveaux patients
- Bloquer chaque semaine des plages d’évaluation initiale (anamnèse, radios, examen complet) suffisamment longues pour établir un projet thérapeutique et planifier des séquences regroupées.
- Éviter de « surcharger » d’emblée l’agenda de rendez-vous d’avance : privilégier le diagnostic de qualité d’abord, puis la programmation par séquences.[1]
Bonnes pratiques de calendrier
- Respiration : interstices planifiés pour absorber aléas et préserver la relation patient.
- Cohérence hebdomadaire : structurer par demi-journées thématiques.
- Standardisation : gabarits de rendez-vous (90–120 min pour séquences longues, 45–60 min pour séquences intermédiaires, 20–30 min pour contrôles/urgences ciblées).
- Règle d’or : « Moins de patients, mieux traités, en séquences utiles ».
Voir aussi
- Gestion de l’agenda/Approche globale
- Gestion de l’agenda/Fragmentation
- Gestion de l’agenda/Agenda type ou pas
Références
<references> <ref name="Maccario">« Synthèse de "L’organisation du cabinet dentaire" de Robert Maccario », 7 septembre 2017, La gestion du cabinet dentaire (version archivée du 26 décembre 2017). [1]()